ตอบสนอง KPI ของหน่วยงาน
– วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไม่ได้เป็นวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่แท้จริง เป็นเพียงการมานำเสนอ หรือการมาระดมความคิดเห็น
– การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ไม่ได้เป็นการแลกเปลี่ยนวิธีการทำงาน แต่เป็นเพียงการมานำเสนอว่าทำอะไร ทำให้คนที่มาเข้าร่วมวงไม่ได้ประโยชน์ หรือฟังแล้วไม่สามารถไปปฏิบัติตามได้ ถึงแม้ว่าจะเป็นเรื่องที่น่าสนใจก็ตาม
– หัวปลาหรือประเด็นที่จัดไม่ได้เป็นประเด็นที่คนในหน่วยงานสนใจ หรือมีประสบการณ์ตรงที่
จะร่วมแลกเปลี่ยนได้
– ผู้เข้าร่วมวงไม่เปิดใจ ไม่ฟังอย่างลึกซึ้ง เกิดการวิเคราะห์ วิจารณ์ วิพากษ์
– ผู้เข้าร่วมวงไม่เห็นประโยชน์ของการมาเข้าร่วมกระบวนการ
– ไม่มีการนำเอาความรู้ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไปขยายต่อ หรือไปทดลองปฏิบัติ เป็น เพียงการมาฟังแล้วก็จบ
เมื่อเราพอจะรู้สาเหตุของการทำให้วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไม่ยั่งยืน คำถามต่อมาคือ เราจะทำอย่างไรให้วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของหน่วยงานของเรามีความยั่งยืน ซึ่งในที่นี้ก็ไม่ได้มีคำตอบที่เป็นสูตรสำเร็จตายตัว เพียงแต่มีข้อสังเกตจากประสบการณ์ของมูลนิธิฯ ที่ทำงานด้านนี้ มูลนิธิฯ สังเกตว่าหน่วยงานที่จัดกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้อย่างสม่ำเสมอ มีลักษณะ ดังนี้
1. ทีมงานที่ดำเนินงานเรื่องดังกล่าว เห็นคุณค่า เห็นประโยชน์ และศรัทธาในกระบวนการนี้อย่างแท้จริง เมื่อล้มเหลวก็ไม่ถอย นำเอามาเป็นบทเรียน และปรับปรุงให้ดีขึ้นเรื่อยๆ ที่สำคัญยังคงทำไปเรื่อยๆ อย่างมีความสุข
2. การสื่อสารภายในองค์กร การนำเอากระบวนการหรือเครื่องมือใหม่ๆเข้ามาใช้ในองค์กร จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจ ทั้งในระดับผู้บริหาร ระดับปฏิบัติการ รวมไปถึงในทีมงานของตัวเอง ว่ากระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้คืออะไร มีวิธีการอย่างไร คนที่เข้าร่วมกระบวนการต้องทำอย่างไร และจะได้อะไรจากกระบวนการนี้
3. การออกแบบกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
เทคนิคการจัดกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
Facilitator
วิธีการให้ผู้เล่าสามารถเล่าได้ตามหัวปลา
1. จะต้องมีการเรียนรู้คุณกิจก่อนเข้าร่วมวง เพื่อนำมาใช้ในการออกแบบกำหนดการ โดยเลือกผู้ที่เล่าเป็นเป็นผู้เริ่มเล่า เพื่อให้เป็นตัวอย่างกับคนอื่นๆในวง
2. ควรมีการเตรียมตัวผู้เล่าก่อนเริ่มวง โดยการไปศึกษาว่าผู้เล่าคนนั้นมีประสบการณ์ เกี่ยวกับหัวปลานั้นอย่างไร และชี้แจงให้ผู้เล่าเข้าใจว่าอยากให้เล่าประเด็นใด รูปแบบไหน หรือหากผู้เล่าเล่าสั้นเกินไป ยังไม่เห็นรายละเอียดวิธีทำงาน ก็จะต้องกระตุ้น หรือมีการถามนำเพื่อให้ผู้เล่าได้เล่ารายละเอียด
3. หาจังหวะที่เหมาะสมในการตัดบท ซึ่งความเหมาะสมนี้ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว อาจจะพิจารณาจากเวลา บรรยากาศของวง และลักษณะของคุณกิจด้วย โดยอาจจะใช้คำพูดว่า “เรื่องที่ผู้เล่าเล่ามามีความน่าสนใจ และอยากจะเรียนรู้มาก แต่เนื่องจากเรามีเวลากระชั้นชิด เลยอยากให้ผู้เล่าเล่าในประเด็น…. ให้คนอื่นได้เรียนรู้” แต่ที่สำคัญ ต้องตัดบทโดยไม่ให้ผู้เล่าเสียหน้า หรือรู้สึกไม่ดี แต่หากตัดบทแล้วผู้เล่ารู้สึกไม่ดี facilitator ต้องแก้ไขบรรยากาศที่เกิดขึ้น โดยอาจจะใช้การผ่อนคลาย หรือถ้าผู้เล่ารู้สึกแย่มากๆ facilitator อาจจะต้องกล่าวคำขอโทษ ซึ่งการกล่าวคำขอโทษนี้สามารถทำได้ทั้งในวง และส่วนตัว ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของ facilitator ทั้งนี้ หากเกิดความผิดพลาด หรือทำให้วงเสียบรรยากาศ ก็จะต้องนำกลับมาเรียนรู้เป็นบทเรียนของตัวเอง
4. ควรมีการตั้งกติกากลุ่ม ในการกำหนดเวลา และควรมีการชี้แจงให้คุณกิจ เข้าใจว่าควรเล่าเรื่องอย่างไร ประเด็นไหน
การสร้างบรรยากาศ
หากเห็นบรรยากาศไม่เกิดการแลกเปลี่ยน เช่น เฉื่อยชา ตึงเครียด หรือไม่ปลอดภัย facilitator ควร ดูจริตของคุณกิจแต่ละวง ว่าชอบรูปแบบใด ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี เช่น อาจจะมีการพักเบรก ให้ไปเข้าห้องน้ำ รับประทานอาหารว่าง หรือหากิจกรรมเพื่อผ่อนคลาย อาจจะเป็นการฟังเพลงเพื่อสร้างสมาธิ การทำ body scan การเปลี่ยนอิริยาบถ ทำโยคะ การนวด เป็นต้น
การเตรียมตัวของ Facilitator
facilitator ต้องทำความเข้าใจกับหัวปลาให้ชัดเจน เพื่อที่ว่าจะได้สามารถชวนคุย ถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวปลานั้นๆได้
นอกจากนี้ ยังต้องศึกษาวิธีการทำงานของผู้เข้าร่วมกระบวนการ (คุณกิจ) มาก่อน เพื่อให้เห็นความเชื่อมโยงประสบการณ์คุณกิจแต่ละคนกับหัวปลานั้นๆ
Note Taker
หน้าที่หลักของ note taker คือการบันทึกสิ่งที่เล่าในวง ซึ่งจะต้องเป็นการบันทึกวิธีการทำงานที่ตรงกับหัวปลานั้น ๆ มีเทคนิคการบันทึกดังนี้
1. ทำความเข้าใจกับหัวปลาให้ชัดเจนเพื่อจะได้สามารถบันทึกได้ถูกต้อง
2. การใช้เครื่องมือช่วยก็สามารถทำให้ทำงานได้ดีขึ้น เช่นการอัดเทป หรือการมี note taker หลายๆคน ซึ่งก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย คืออาจจะใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการทำงานในการถอดเทปหรือต้องหาคนถอดเทปซึ่งต้องมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
3. การใช้สัญลักษณ์มาช่วยให้การจดไวขึ้น
4. ต้องมีการตกลงกับ facilitator เบื้องต้น หากจดบันทึกไม่ทัน โดยการทำสัญลักษณ์ หรือกิริยา ที่แสดงว่าจดไม่ทัน เพื่อให้ facilitator มีการทวน หรือถ่วงเวลาให้สามารถจดได้ทัน
5. ช่วยดูบรรยากาศและสะท้อนให้ facilitator ได้ทราบ
3.1 การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ต้องเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่แท้จริง คนที่เข้ามาในวงทุกคนต้องได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์วิธีการทำงาน และทุกคนต้องได้เรียนรู้วิธีการทำงานของคนอื่นๆ ซึ่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบบนี้ ผู้เข้าร่วมวงจะได้ประโยชน์จากการเข้าร่วมวง ผู้เข้าร่วมก็จะเห็นประโยชน์ เห็นคุณค่าของกระบวนการ และทำให้วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ยั่งยืนได้
3.2 การตั้งหัวปลาที่เป็นเรื่องที่คนสนใจ มีประสบการณ์ร่วม และมีผลต่อการพัฒนาตัวเอง พัฒนางาน พัฒนาองค์กร นอกจากนี้ยังต้องตั้งชื่อให้เห็นวิธีการทำงาน (how to) การตั้งชื่อในเชิงบวก และมีเป้าหมายที่ชัดเจน เพื่อเป็นการเชิญชวนให้คนอยากเข้าร่วมกระบวนการ
3.3 บรรยากาศของวงต้องมีความปลอดภัย เชิญชวนให้คนในวงเกิดการเปิดใจ กล้าเล่า
3.4 ไม่จำกัดความรู้จากการแลกเปลี่ยนเพียงในวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แต่มีการแบ่งปันความรู้ที่ได้จากวงให้กับคนอื่นๆได้รับทราบ ได้มีโอกาสนำเอาความรู้ที่ได้ไปปรับใช้กับงานของตัวเอง พัฒนาศักยภาพของตนเอง ผ่านทางช่องทางต่างๆ ที่เหมาะสมกับบริบทของหน่วยงานของตัวเอง
4. การสนับสนุนจากองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการเปิดโอกาสให้คนในหน่วยงานได้มาร่วมกระบวนการ สถานที่ งบประมาณ
หากสามารถสร้างให้เกิดเป็นวัฒนธรรมขององค์กร ที่จะมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้วิธีการทำงานซึ่งกันและกัน โดยพยายามให้อยู่ในงานประจำที่ทำอยู่ หรืออยู่ในกิจกรรมที่ทำเป็นปกติ เช่น การประชุมประจำเดือน ก็จะทำให้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อยู่ในหน่วยงานได้อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ