1.1 การตั้งหัวปลา เป็นหัวปลาที่คุณกิจสนใจร่วม มีประสบการณ์ร่วม และมีเป้าหมายอย่างชัดเจนแล้ว การตั้งหัวปลาจะต้องไม่กว้างหรือแคบเกินไป วิธีสังเกตวิธีหนึ่งว่ากว้างเกินไปหรือไม่ คือ หันกลับไปมองเป้าหมายว่าเราได้ตามเป้าหรือไม่ การแลกเปลี่ยนมีหลากหลายประเด็นจนไม่สามารถสรุปประเด็นได้ การเล่าเรื่องก็จะเป็นการเล่าว่าทำงานอะไร แต่ไม่เห็นว่าทำงานอย่างไร ในทางตรงข้ามหัวปลาที่แคบเกินไป เฉพาะเจาะจงหรือเล็กเกินไป อาจจะทำให้ขาดเรื่องราวที่จะแบ่งปัน ทำเหมือนๆกัน จนกลายเป็นการจัดทำวิธีการปฏิบัติงาน มากกว่าการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรืออาจจะมีคนเล่าได้เพียงคนเดียวเท่านั้น
1.2 การ mapping คุณกิจ การรู้จักคุณกิจไม่ได้เป็นเพียงการรู้จักชื่อ ที่ทำงาน แต่เป็นการรู้ข้อมูลว่าคุณกิจคนนั้นมีประสบการณ์การทำงาน หรือวิธีการทำงานที่เกี่ยวข้องกับหัวปลาอย่างไร มีลักษณะ บุคลิกภาพเป็นอย่างไร เช่น เล่าเก่ง ช่างพูด หรือไม่ชอบพูด เก็บตัว ซึ่งจะนำมาใช้ในการวางแผน หรือวางกำหนดการในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
2. การออกแบบวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้
2.1 เมื่อเราได้หัวปลา ได้คัดเลือกคุณกิจที่จะเข้าร่วมวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้แล้ว เราจะนำข้อมูลเหล่านั้นมาออกแบบวง ไม่ว่าจะเป็นจำนวนสมาชิกในวง จำนวนวง ระยะเวลาที่ใช้ในการแลกเปลี่ยน สถานที่ ซึ่งสิ่งต่างๆเหล่านี้มีผลอย่างยิ่งต่อบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
การออกแบบ จะต้องให้เหมาะสมกับบริบทของหน่วยงาน ลักษณะงานที่ทำ ที่สำคัญไม่ควรจะออกแบบให้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นงานพิเศษที่นอกเหนือจากงานประจำ แต่ให้ผสมผสานเนียนไปกับงานประจำ งานในหน้าที่ ซึ่งจะทำให้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ยั่งยืนได้
2.2 ทีมงานจัดทำกำหนดการและการเตรียมคุณกิจเพื่อให้เห็นคิวงานและผู้รับผิดชอบ การจัดวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นเหมือนการแพร่กระจายเชื้อ หากคนเล่าคนแรกเริ่มต้นได้ดี เล่าเรื่องได้น่าสนใจ จะมีส่วนช่วยทำให้บรรยากาศของวงผ่อนคลาย ปลอดภัย ได้ง่ายขึ้น ดังนั้น ข้อมูลคุณกิจที่ได้จากการ mapping จะมีประโยชน์ต่อการออกแบบวงมาก เช่น ให้คนเล่าคนแรกเป็นคนที่เล่าเป็น เล่าให้เห็นวิธีการทำงานได้ มีบุคลิกผ่อนคลาย เป็นมิตร และหากเตรียมตัวดี มีเวลาพอ การไปพูดคุยหรือเตรียมการกับคุณกิจก่อนล่วงหน้า ว่าจะให้เล่าเรื่องอะไร ประเด็นใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเน้นย้ำให้เล่าให้เห็นวิธีการทำงาน รายละเอียดการทำงาน ก็จะทำให้บรรยากาศการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นไปอย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น
3. การจัดกระบวนการ
3.1 จัดกระบวนการโดยการสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมวงได้ทราบถึงหัวใจของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ วิธีการฟัง วิธีการเล่า ด้วยการชี้ให้เห็นว่า การแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะไม่ทำสิ่งต่างๆต่อไปนี้
– ไม่นำเสนอ (present)
– ไม่แสดงความคิดเห็น
– ไม่วิจารณ์ / ไม่วิเคราะห์/ไม่ตัดสิน
– ไม่ระดมสมอง (brainstorm)
– ไม่เสนอแนะ
3.2 การสร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นการบอกเล่าวิธีการทำงานของตัวเอง ความภาคภูมิใจของตัวเอง ซึ่งในบางครั้งคุณกิจบางคนอาจจะรู้สึกไม่อยากเล่า เนื่องจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็น ความรู้สึกว่าเรื่องของตัวเองไม่สำเร็จเท่าคนอื่น ความรู้สึกไม่ปลอดภัย ความรู้สึกไม่อยากเล่า ความรู้สึกว่าเล่าแล้วคนอื่นจะคิดอย่างไร ซึ่งความรู้สึกต่างๆเหล่านี้เป็นสิ่งที่ขัดขวางการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
หากจะทำให้เกิดบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ดี จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องสร้างบรรยากาศให้เกิดความผ่อนคลาย อบอุ่น ปลอดภัย ให้เกียรติ เชื่อใจในกันและกัน โดยการฝึกให้คนในวงฟังอย่างลึกซึ้ง ฟังอย่างไม่ตัดสิน ซึ่งการฟังอย่างไม่ตัดสินนี้เองเป็นการเปิดใจ เปิดโอกาสการเรียนรู้ทุกคน ทำให้คนเล่ากล้าเล่า เพราะรู้สึกปลอดภัยในการเล่า ไม่มีคนมาตัดสินว่าสิ่งที่ทำไปผิดหรือถูก ดีหรือไม่ดี
3.3 การกระตุ้นให้คนในวงเกิดการแลกเปลี่ยน และสะท้อนการเรียนรู้ อย่างที่ทราบกันอยู่แล้วว่า การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไม่ใช่การนำเสนอ หรือการมาฟังบทเรียน ประสบการณ์ของใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นการที่คนที่มีประสบการณ์การทำงานในหัวปลาหรือเรื่องเดียวกัน มาแลกเปลี่ยนเทคนิค วิธีการทำงานที่หลากหลาย แตกต่างกันไป ดังนั้น การกระตุ้นให้ทุกคนได้เล่าประสบการณ์ วิธีการทำงานของตัวเอง เป็นหัวใจสำคัญในการจัดกระบวนการ
การจะกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนกันได้นั้น สิ่งสำคัญนอกเหนือจากการที่คุณกิจเป็นผู้มีประสบการณ์ตรงแล้ว facilitator ก็เป็นส่วนสำคัญที่จะคอยกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยน ถ้ามีการเตรียมการเป็นอย่างดี facilitator รู้จักคุณกิจที่เข้าร่วมวงทุกคน ว่าแต่ละคนมีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับหัวปลาอย่างไร ก็จะสามารถกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนได้ดีขึ้น
นอกจากจะกระตุ้นให้แลกเปลี่ยนประสบการณ์แล้ว เสน่ห์ของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อีกอย่างหนึ่งที่สำคัญ คือการสะท้อนสิ่งที่ได้เรียนรู้ กับสะท้อนความรู้สึก
การสะท้อนสิ่งที่ได้เรียนรู้ เป็นการกระตุ้นให้คนในวง ได้สะท้อนว่า จากเรื่องเล่าที่ได้รับฟังทำให้ตัวเองได้เรียนรู้ในสิ่งใดบ้างที่จะนำไปปรับใช้กับงานของตัวเอง หรือในวงการ KM ที่มักจะเรียกการสะท้อนแบบนี้ว่า ปิ๊งแว๊บ
นอกจากนี้ การกระตุ้นให้สะท้อนอารมณ์ ความรู้สึก ทั้งความรู้สึกของตัวเองที่มีต่อการทำงานชิ้นนั้นๆ หรือสะท้อนความรู้สึกของผู้เล่าว่า ผู้เล่ามีอารมณ์ ความรู้สึกอย่างไรต่อเรื่องเล่านั้น ส่งผลให้เกิดการเรียนรู้ภายใน เกิดพลังในการทำงาน ที่เริ่มมาจากตัวเองเห็นคุณค่าในงาน คนอื่นก็เห็นคุณค่าของเราในการทำงานชิ้นนั้น ก็จะก่อให้เกิดพลังใจ เกิดความภาคภูมิใจ เป็นการเสริมสร้างพลังในด้านใน นี่เองที่เป็นหัวใจ ที่ผู้มีประสบการณ์ในการจัดวงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มักจะบอกว่า การได้มาเข้าวง สิ่งที่ได้คือได้เรียนรู้วิธีการทำงาน และได้พลังในการไปทำงานด้วย