เป็นการเล่าจากประสบการณ์ตรง การปฏิบัติจริง สิ่งเหล่านี้จะสามารถสื่อสาร หรือดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจได้เป็นอย่างดี
วิธีการเล่าเรื่องให้เห็นรายละเอียด คือ เล่าให้เห็นถึงกิริยา การกระทำ สิ่งที่เราได้ทำต่อเหตุการณ์นั้นๆ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อมีคนไข้ที่ไม่ยอมให้ฉีดยา เราก็จะวางทุกสิ่งในมือลง ไม่ว่าจะเป็นปากกา แผ่นกระดาษ แล้วชวนคนไข้คุยเรื่องทั่วๆไป เช่น อยู่บ้านทำอาชีพอะไร ถ้าเค้าตอบว่าเลี้ยงวัว ก็จะถามต่อว่าเลี้ยงวัวกี่ตัว ทำอย่างไรบ้าง ชวนคุยไปเรื่อยๆ เมื่อคนไข้ผ่อนคลาย แตะมือคนไข้แล้วก็ค่อยๆบอกว่า ฉีดยาหน่อยนะ พาคนไข้ไปส่งที่เตียงแล้วฉีดยา ระหว่างนั้นก็ยืนอยู่ข้างๆคนไข้จนกว่าจะฉีดเสร็จ เมื่อเสร็จแล้วก็บอกลาคนไข้อีกที
จะเห็นได้ว่า การเล่าลักษณะนี้ มีการเล่าถึงการกระทำ อย่างชวนคุย แตะมือ พาไปส่งที่เตียง เมื่อคนฟังได้ยินก็สามารถคิดภาพตาม แล้วนำเอาไปปฏิบัติตามได้
วิธีการประเมินกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
หลังจากที่จัดกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สิ่งสำคัญที่จะลืมไม่ได้คือ การทบทวนบทเรียนหรือการทำ After Action Review (AAR)
การทำ AAR เป็นวิธีการหนึ่งในการทบทวนการทำงานที่ผ่านมา ผ่านคำถาม 4 คำถามหลักๆ ได้แก่
1. สิ่งที่คาดหวังจากการเข้าร่วมกระบวนการ (อาจจะถามก่อนเริ่มกระบวนการก็ได้)
2. อะไรที่ได้ตามคาดหวัง หรือเกินความคาดหวัง
3. อะไรที่ไม่ได้ตามความคาดหวัง
4. ได้เรียนรู้อะไรจากการเข้าร่วมกระบวนการในครั้งนี้ และจะนำไปใช้ต่ออย่างไร
การทำ AAR นี้ เป็นการประเมินหรือเรียนรู้ว่าผู้เข้าร่วมกระบวนการคาดหวังอะไร และกระบวนการที่จัดขึ้นได้ตอบสนองความคาดหวังของผู้เข้าร่วมกระบวนการหรือไม่ ซึ่งผู้จัดหรือ KM PM ควรจะนำเอาข้อมูลนี้ ไปใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งต่อไป
ทั้งนี้ ในส่วนของสิ่งที่ไม่ได้ตามคาดหวัง ผู้จัดควรนำมาพิจารณาว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือสอดคล้องกับเป้าหมายของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้หรือไม่ เช่น คาดหวังจะได้ท่องเที่ยวหลังจากเสร็จสิ้นกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แล้วไม่ได้ตามที่คาด ซึ่งสิ่งนี้ไม่ได้เป็นเป้าหมายของการจัดกระบวนการ ผู้จัดก็ไม่จำเป็นต้องนำมาเป็นข้อพิจารณา
วิธีการเรียบเรียงและถอดบทเรียน
เมื่อดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แล้ว ถึงแม้ว่าผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้จะได้รับฟังความรู้เชิงประสบการณ์จากผู้ปฏิบัติจริงแล้ว แต่สำหรับคนอื่นๆที่ไม่ได้เข้าร่วมแลกเปลี่ยน จะยังไม่ทราบ ดังนั้น จึงควรจะเรียบเรียง ถอดบทเรียนจากเรื่องเล่าเหล่านี้ เพื่อเก็บไว้เป็นความรู้เด่นชัดต่อไป
การเรียบเรียงเป็นวิธีการนำเสนอข้อมูลเบื้องต้น เป็นการเรียบเรียงข้อมูลรายบุคคล ว่าแต่ละบุคคลมีวิธีการทำงานในเรื่องนั้นๆอย่างไร โดยให้รายละเอียดตามหัวปลาย่อยที่ได้กำหนดไว้
– วางเป้าหมายในการเขียน กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการสื่อสาร
– ทำความเข้าใจกับหัวปลาให้ชัดเจน
– ขีดเส้นใต้ใจความสำคัญ ประโยคที่เป็นวิธีการ (how to)
– ย่อความให้ครอบคลุมสิ่งที่ต้องการจะสื่อ
– เมื่อเขียนเสร็จแล้ว ให้คนที่ไม่ได้เข้าวงลองอ่านดู แล้วถามความรู้สึก ความเข้าใจ ว่าตรงกับสิ่งที่ต้องการสื่อสารหรือไม่
นอกจากการเรียบเรียงรายบุคคลแล้ว ยังมีการถอดบทเรียนตามหมวดหมู่อีกด้วย ซึ่งการจัดหมวดหมู่ จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเลือกเรื่องที่สนใจได้ง่ายขึ้น เห็นความแตกต่างของวิธีการทำงานที่แตกต่างกันไป ภายใต้ประเด็นเดียวกัน
– ทำความเข้าใจกับหัวปลาให้ชัดเจน ทั้งหัวปลาใหญ่และหัวปลาย่อย
– ขีดเส้นใต้ใจความสำคัญ ประโยคที่เป็นวิธีการ (how to)
– จัดหมวดหมู่วิธีการ ตามหัวปลาหรือตามประเด็นที่เห็น
ยกตัวอย่างเช่น การกำจัดลูกน้ำยุงลาย อาจจะมีหลายวิธีการ ได้แก่ 1)การใช้สารเคมี 2)ไม่ใช้สารเคมี การใช้สารเคมีก็อาจจะมีวิธีการหลากหลาย เช่น การใช้ทรายอะเบท การใช้จุลินทรีย์ สำหรับการกำจัดที่ไม่ใช้สารเคมี เช่น การใช้ปลา (อาจจะมีการใช้ประเภทของปลาที่หลากหลาย) การคว่ำภาชนะที่มีน้ำขัง
– เขียนให้เห็นถึงวิธีการในแต่ละหมวดหมู่ พร้อมยกตัวอย่างจากเรื่องเล่าประกอบ
– เมื่อเขียนเสร็จแล้ว ให้คนที่ไม่ได้เข้าวงลองอ่านดู แล้วถามความรู้สึก ความเข้าใจ ว่าตรงกับสิ่งที่ต้องการสื่อสารหรือไม่