สถานการณ์ที่บุคคลมีปฏิสัมพันธ์ต่อการดำเนินการหรือเข้าร่วมในกระบวนการเพื่อตอบสนองต่อปรากฏการณ์ เพื่อที่จะศึกษาว่าบุคคลมีปฏิกิริยาและแสดงปฏิกิริยาสนองต่อปรากฏการณ์อย่างไร ผู้วิจัยจะต้องเก็บข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ ออกไปเยี่ยมเพื่อเก็บข้อมูลภาคสนามหลายครั้ง แล้วทำการพัฒนาและเชื่อมโยงความสัมพันธ์ของประเภทข้อมูล จากนั้น จึงนำมาเขียนเป็นข้อเสนอเชิงทฤษฎี (Theoretical Propositions) หรือ สมมติฐาน (Hypotheses) หรือ นำเสนอภาพของทฤษฎี (A Visual Picture of Theory)
Schwandt (2001) ได้ให้ความหมายของ วิธีวิทยาการสร้างทฤษฎีจากฐานข้อมูลไว้ 2 ความหมาย คือ วิธีใดๆ ที่นักวิจัยใช้เพื่อสร้างแนวคิดหรือคำอธิบายเชิงทฤษฎีโดยตั้งต้นจากข้อมูล ไม่ได้ตั้งต้นจากกรอบแนวคิดและสมมติฐาน และอีกความหมายหนึ่งหมายถึง วิธีดำเนินการวิจัยเชิงคุณภาพอย่างหนึ่ง ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อสร้างคำอธิบายเชิงทฤษฎีจากข้อมูลโดยตรง โดยลักษณะสำคัญอยู่ที่การเริ่มต้นจากข้อมูลเชิงประจักษ์ ก่อนที่จะมีการสร้างสมมติฐานและกรอบแนวคิดสำหรับอธิบายปรากฏการณ์ที่ศึกษา วิธีการดำเนินการวิจัยนี้เรียกว่า วิธีอุปนัย (Inductive approach) คือ เริ่มจากข้อมูลจากประชากรตัวอย่างที่เราเจาะจงเลือกมาจำนวนหนึ่ง แล้วจึงวิเคราะห์หาข้อสรุปหรือคำอธิบายเชิงทฤษฎีที่มีลักษณะทั่วไปจากข้อมูลนั้น
จุดเด่นสำคัญของการวิจัยแบบสร้างทฤษฎีจากข้อมูล คือ การพัฒนาหรือการสร้างทฤษฎีที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับบริบทของปรากฏการณ์ที่ศึกษา ซึ่ง Strauss and Corbin (1994, cited in Creswell, 1998) ได้เสนอว่าทฤษฎีเป็นความสัมพันธ์ที่เหมาะสมระหว่างแนวคิดกับชุดของแนวคิด ทฤษฎีที่นักวิจัยได้พัฒนาขึ้นมานี้จะปรากฏในตอนท้ายของการวิจัยและสามารถนำเสนอในรูปแบบของการบรรยายที่เป็นข้อความ หรือเป็นรูปภาพ หรือ เป็นสมมติฐานหรือข้อเสนอก็ได้ และลักษณะเด่นอีกข้อหนึ่ง คือ เป็นการวิจัยที่เน้นการตีความข้อมูลเพื่อหาคำอธิบายสำหรับปรากการณ์ที่จะศึกษา ผลลัพธ์ของการตีความคือข้อสรุปเชิงแนวคิดทฤษฎี ซึ่งมีลักษณะเป็นนามธรรมเช่นนั้นมักจะอยู่รูปของมโนทัศน์หรือกรอบแนวคิดทฤษฎีที่บอกถึงความสัมพันธ์ระหว่างมโนทัศน์ต่างๆ
การวิจัยแบบสร้างทฤษฎีจากข้อมูล มีลักษณะทั่วไปคล้ายกับวิธีการเชิงคุณภาพอื่นๆ ทั้งในเรื่องการออกแบบการวิจัย ข้อมูลที่ใช้ (ซึ่งเป็นทั้งข้อมูลเชิงคุณภาพและข้อมูลเชิงปริมาณ) และเทคนิคในการรวบรวมข้อมูล แต่สิ่งที่วิธีการวิจัยแบบนี้ต่างจากวิธีการเชิงคุณภาพอื่น ๆ คือ การวิจัยไม่เริ่มต้นจากทฤษฏีหรือสมมติฐานที่มีอยู่ก่อน แต่สมมติฐานและทฤษฏีเป็นเป้าหมายของการวิจัย จะถูกสร้างขึ้นหลังจากที่นักวิจัยได้เริ่มทำการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลแล้ว กระบวนการรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูลดำเนินไปพร้อมๆ กัน มีวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลที่ค่อนข้างเข้มงวด
ลักษณะสำคัญของการวิจัย อยู่ที่การตั้งสมมติฐานและทำการวิเคราะห์ข้อมูลไปพร้อมๆ กับการรวบรวมข้อมูล หมายความว่านักวิจัยจะต้องรบรวมข้อมูลไปสักระยะหนึ่งก่อนแล้วหยุดทำการวิเคราะห์ ในการวิเคราะห์นักวิจัยจะมองหามโนทัศน์จากข้อมูลที่จะมีประโยชน์ในการสร้างสมมุติฐานจากมโนทัศน์เหล่านั้น สมมุติฐานที่ตั้งขึ้นมาจากการวิเคราะห์ข้อมูลนั้นจะถูกนำไปทดสอบกับข้อมูลใหม่ ซึ่งจะรวบรวมมาเพื่อการทดสอบสมมุติฐานนั้นโดยเฉพาะ ข้อมูลที่รวบรวมมาใหม่อาจทำให้ต้องปรับสมมุติฐานเดิมบ้าง และเมื่อปรับแล้วก็จะถูกนำไปทดสอบกับข้อมูลชุดที่เก็บมาใหม่อีก โดยนัยนี้ กระบวนการเก็บข้อมูลและปรับสมมติฐานจะดำเนินสลับกันไปเช่นนี้ จนกระทั่งนักวิจัยจะมั่นใจว่าได้บรรลุถึงจุดอิ่มตัว (saturation) ทั้งในแง่ของข้อมูลและในแง่ของมโนทัศน์และทฤษฎีเมื่อถึงจุดอิ่มตัวเช่นนี้แล้วนักวิจัยจึงควรจะหยุดการเก็บข้อมูลและพร้อมที่จะเริ่มขั้นตอนต่อไปของการวิจัย คือการหาข้อสรุปหรือคำอธิบายเชิงทฤษฎีของสิ่งที่ศึกษา โดย “จุดอิ่มตัว” นั้นมีความหมายด้วยกัน 2 อย่าง คือ 1) จุดอิ่มตัวในเชิงข้อมูล หมายความว่า ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่ศึกษาได้มาถึงจุดที่ไม่มีอะไรใหม่ หรือไม่มีอะไรแตกต่างไปจากที่รวบรวมมาแล้วก่อนหน้านี้แล้ว แม้ว่านักวิจัยจะใช้วิธีเลือกตัวอย่างที่ต่างออกไปก็ตาม 2) จุดอิ่มตัวในเชิงมโนทัศน์และทฤษฏี หมายความว่า ข้อมูลที่ได้มาสามารถให้ความเข้าใจเกี่ยวกับรายละเอียดและความหมายของปรากฏการณ์ที่ศึกษาได้หลายมิติ หลายมุมมอง และหลายระดับ (Charmaz, 2000) จุดอิ่มตัวทางทฤษฏีอาจเปรียบได้กับมโนทัศน์เรื่อง Thick description ของ Clifford Geertz (1973: อ้างถึงในชาย, น. 181) ซึ่งหมายถึง การพรรณนาให้รายละเอียดของสิ่งที่ศึกษาหลายมิติและหลายระดับ จนสามารถมองเห็นสิ่งที่ศึกษาได้ทุกด้าน
โดยสรุป กระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลไปพร้อมๆ กับการรวบรวมข้อมูลนั้นเป็นงานที่สำคัญยิ่งในการวิจัยแบบสร้างทฤษฎีจากข้อมูล นักวิจัยจะต้องทำงานย้อนกลับไปกลับมาหลายๆ เที่ยว ระหว่างการเก็บข้อมูลกับการวิเคราะห์ข้อมูล จนกระทั่งความรู้ได้ถึงจุดอิ่มตัว